Projektmanagement auf dem Weg zur Lernenden Organisation

von Rainer Pivit

Dieser Text wurde am 09.03.2001 zuerst veröffentlicht bei www.zumthema.at.

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Projektmanagement auf dem Weg zur Lernenden Organisation“ von Rainer Pivit steht unter einer
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Zusammenfassung:
Die Entwicklung des Projektmanagements wird von den Anfängen beim Manhattan-Projekt bis zu neuen, aktuellen Trends skizziert. Modernes Projektmanagement, insbesondere in Kombination mit Großgruppenkonferenzen, kann den Weg zur Lernende Organisation unterstützen.

Was sind überhaupt Projekte? Projekte sind Aufgaben mit klar formuliertem Ziel, zeitlichen, finanziellen und personellen Randbedingungen, einem definierten Anfang und Ende und meist voneinander abhängigen Teilaufgaben. Projektmanagement umfasst zum Zwecke des Projektzieles die Projektorganisation, die Projektlenkung und einen „Werkzeugkoffer“ an Methoden und Verfahren.

Immer schneller

Unsere heutige Zeit ist davon geprägt, dass Veränderungen immer schneller erfolgen. Wenn wir mal eine Generation zurückschauen, so fällt auf, dass es dort viel mehr Konstanten im Leben eines typischen Mitteleuropäers gab: Als Erwachsener hatte man einen Beruf, eine Ehe, vielleicht auch sogar noch einen Arbeitsplatz für sein ganzes Leben. Noch eine Generation davor war auch oft die Familie – trotz Todesfällen, Hochzeiten und Geburten – eine feste Größe im Leben von Vielen. Und heute? Umschulungen und Berufswechsel sind weit verbreitet; konstante partnerschaftliche Beziehungen sind selten geworden. Und mehrere Jobwechsel im Berufsleben gehören schon zum guten Ton. Oder eben ein Leben als Projekt-Junkie, als Freiberufler von einem Projekt zum nächsten hechelnd.

In der Wirtschaft zeigt sich das Veränderungstempo durch immer kürzere Produktlebensdauer, kürzere Entwicklungszeiten, immer wieder neue Produkte und immer höhere Komplexität der Produkte. Der Schnellere gewinnt gegenüber dem Stärkeren. Und Alle scheinen davon auszugehen, dass es noch immer schneller gehen wird – oder gar muss?

„Wer nur um Gewinn kämpft, erntet nichts, wofür es sich lohnt zu leben.“ Antoine de Saint-Exupéry

Die Anfänge des Projektmanagements

Was hat dies mit Projektmanagement zu tun? Während des zweiten Weltkriegs hatten die Amerikaner mit der Entwicklung der Atom-Bombe (Manhattan-Projekt) eine Aufgabe übernommen, die mit herkömmlichem Management nicht zu bewältigen war. Die Aufgabe war von so enormer Komplexität und unter so extremen Zeitdruck wie nie zuvor – die Amerikaner wollten auf jeden Fall die Bombe eher anwenden können als Hitler-Deutschland. Dies war die Geburtsstunde des Projektmanagements. Es bewährte sich später auch bei der Umsetzung von Kennedys Vision, den ersten Menschen bis zum Ende des Jahrzehntes auf den Mond (und zurück) zu bringen. Und bei vielen anderen militärischen Projekten. (Vermutlich haben z.B. die Ägypter für den Bau der großen Pyramiden – einem logistischem Meisterwerk – auch irgendwie Projektmanagement praktiziert, aber man weiß es nicht. Für die industrialisierte Welt war das Manhattan-Projekt das erste Projekt im Sinne von Projektmanagement.)

Der Erfolg von Projektmanagement bei militärischen Entwicklungen und der Luft- und Raumfahrt führte langsam dazu, dass auch die zivile Wirtschaft Projektmanagement einsetzte. Insbesondere in Forschung und Entwicklung in allen Branchenbereichen ist heutzutage Projektmanagement Alltag geworden.

Projektmanagement als Zeitbeschleuniger

Um unserem heutigen hohen Tempo an Veränderung gerecht zu werden – oder auch um es noch weiter zu beschleunigen –, setzt sich Projektmanagement immer mehr durch. Zielorientiertes Arbeiten in interdisziplinären und systemübergreifenden Teams und ohne große Hierarchien ist der Weg zu mehr Effizienz und Tempo.

Projektmanagement = Netzplantechnik?

Seit dem Manhattan-Projekt sind fast 60 Jahre vergangen. Projektmanagement hat sich in dieser Zeit gewandelt – und insbesondere in den letzten Jahren. 1942 ging es beim Manhattan-Projekt darum, die Übersicht und Kontrolle über eine komplexe und mit vielen Unsicherheiten behaftete, sehr technische Aufgabe zu behalten. Projektmanagement war damals sehr stark mit Netzplantechnik verknüpft. Die Mitarbeiter waren spezialisierte Ressourcen, deren Einsatz optimiert werden musste. Kommunikation zwischen den am Projekt Beteiligten war nicht erwünscht – u.a. aus Gründen der Geheimhaltung.

Komplexität von Projekten

Zu Beginn waren Projekte immer Aufgaben hoher Komplexität. Heute reduziert man die Komplexität, indem man sehr komplexe Aufgaben in relativ autonome Unterprojekte unterteilt. Projektmanagement wird heute aber auch für sehr einfache Aufgaben eingesetzt. Der für Projektmanagement typische, immer wiederkehrende und ineinandergeschachtelte Zyklus aus Planung, Umsetzung und Abgleich zwischen geplantem und erreichtem Ziel mit gegebenenfalls anschließender, korrigierter Planung ist für den bewussten Umgang mit allen Arten von Aufgaben eine große Hilfe.

Klassisches Projektmanagement: Planung und Kontrolle

Während vor 60 Jahren Planung und Kontrolle Projektmanagement prägten, prägt heute Kommunikation und Feed-back die neue Denkweise von Projektmanagement. Die Beteiligten eines Projektes sind Menschen, nicht nur Ressourcen. Das Projekt umfasst ein ganzes System, oftmals über die Grenzen eines Unternehmens hinaus. Alle sind Teil dieses Systems. Jeder Mitwirkende nutzt dabei sein persönliches Netzwerk und das Netzwerk seines Unternehmens zum Nutzen des Projektes. Projektmanagement erfordert und schafft Transparenz. Und Projekte schaffen neue Netzwerke. Projekte bieten die Chance zum Lernen voneinander und miteinander.

Modernes Projektmanagement auf dem Weg zur Feed-back-Kultur

Gerade der Aspekt des Lernens voneinander und miteinander in Projekten macht heute Projektmanagement so spannend. Durch die Zusammenarbeit unterschiedlicher Spezialisten und unterschiedlicher Persönlichkeiten für ein gemeinsames Ziel, vielleicht gar eine gemeinsame Vision, können wir voneinander lernen. Statt Schulung lernen wir unmittelbar in der Praxis. Neue Herausforderungen im Projekt sowohl inhaltlicher Art, als auch auf der zwischenmenschlichen oder Meta-Ebene müssen gemeistert werden. Im Projektteam schweißt uns das gemeinsame Ziel so zusammen, dass es uns wichtig ist, einen guten Draht zu einem vielleicht zunächst unsympathischen Teammitglied aufzubauen. Und so lernen wir neue Möglichkeiten der Toleranz und vielleicht auch des menschlichen Miteinanders. Durch ein offenes Feed-back von Partnern im Projektteam kann sehr schnell gelernt werden, was wann wie wo am besten funktioniert.

Projektteams machen Fehler. Und Fehler sind Chancen zum Lernen. Für ein Unternehmen und auch ganz besonders für andere Projektteams kann es ein riesiger Schatz sein, das, was erfolgreich war, zu erkennen und von Fehlern der Projekte zu lernen. Gute Projektteams arbeiten sehr lösungsorientiert. Diese lösungsorientierte Denkweise auf das ganze Unternehmen zu übertragen, kann dauerhafte Veränderungen im Unternehmen möglich machen.

Projektteams und Großgruppenkonferenzen als Forum für gemeinsames Lernens

Wie schafft man es, innerhalb eines Unternehmens das in Projekten Gelernte weiterzugeben oder gemeinsam zu erarbeiten? Es gibt sicher viele Wege, auch formaler Art oder über IT-Systeme. Wir bei „Lust auf Zukunft“ favorisieren den Kontakt von Mensch zu Mensch. Und die ganz persönlichen Erlebnisse und Geschichten. Wir wünschen den am Projekt Beteiligten, dass sie bei Bedarf immer schon eine Idee haben, wen sie zu der gerade aktuellen Fragestellung ansprechen können. Also dass die Mitarbeiter ein sehr vielfältiges Netzwerk an Kontakten quer durch das ganze Unternehmen und darüber hinaus haben. Dafür und für das gemeinsame Lernen im Unternehmen (und darüber hinaus) haben sich Großgruppenkonferenzen sehr bewährt: zum Beispiel Open Space, Strategiekonferenz (RTSC), Zukunftskonferenz usw.. In solchen Konferenzen arbeiten die Mitarbeiter aller Hierarchien und Abteilungen gemeinsam und gleichberechtigt sehr intensiv und kreativ an der gemeinsamen Zukunft. Sie schaffen neue Kontakte, neue Netzwerke. Und sie initiieren neue Arbeitsgruppen und Projekte der Veränderung.

Modernes Projektmanagement und auch Großgruppenkonferenzen bieten die Möglichkeit des gemeinsamen Lernens. Sie fördern systemisches Denken. Und können den Wandel hin zu einer „Lernenden Organisation“ unterstützen. Einer Organisation, die sich selbst optimiert und flexibel auf Veränderungen Ihrer Umwelt reagiert.

„Das einzige, was die Menschheit zu retten vermag, ist Zusammenarbeit, und der Weg zur Zusammenarbeit nimmt im Herzen der Einzelnen seinen Anfang.“ Lord Bertrand A. W. Russell

Wie wollen wir unsere Zukunft gestalten?

Projektmanagement ist heute ein Werkzeug des hohen Veränderungstempos in unserer Welt. Aber ist dies gesund für uns Menschen? Brauchen wir nicht vielleicht ein angemessenes Wechselspiel zwischen Routine und Herausforderungen? Wo finden wir noch Ruhe und Sicherheit? Wie kann unser Planet mit immer mehr Veränderungen fertig werden?

„Als das eigentlich Wertvolle im menschlichen Getriebe empfinde ich nicht den Staat, sondern das schöpferische und fühlende Individuum, die Persönlichkeit: Sie allein schafft das Edle und Sublime.“ Albert Einstein

Projektmanagement wird sich weiterentwickeln. Hoffentlich hin zu einem Werkzeug für mehr Menschlichkeit. Mittelfristig hoffe ich auf noch mehr Transparenz im Unternehmen und dadurch besseres Feed-back, mehr Selbstorganisation der offenen Teams, mehr Partizipation der Beteiligten eines Systems und fließendere Grenzen zeitlich und personell. Und ich hoffe, dass immer mehr Mitarbeiter innerhalb ihres Unternehmens den Platz finden können, wo sie sich gerne engagieren (dürfen), mit Freude bei der Arbeit sind und Lust auf Zukunft haben.

Ende