Personal Kanban für Ihre Aufgabenplanung

15.12.2011 11:36 von Rainer Pivit

Buchcover Personal Kanban

Personal Kanban war das Thema unseres Abend-Termins "Time of Change – Zeit für Wandel" am 30. November 2011.

Ein kurzer Blick auf die historische Entwicklung: In den späten 40er und frühen 50er Jahren des letzten Jahrhunderts erkannte Taiichi Ohno, der Vater des Toyota Production System, bei einer USA-Reise das Supermarkt-Prinzip (Just-in-Time) und darauf aufbauend den Wertstrom-Gedanken in der Produktion. Er nutze Kanban zunächst, um den Warenfluss innerhalb der Produktion zu steuern. Darauf aufbauend entwickelte er dann Kanban weiter zu einem Produktionssteuerungssystem. Durch David J. Anderson bei Microsoft wurde – im April 2010 veröffentlicht – Kanban bekannt in der Produktionssteuerung der Agilen Software-Entwicklung. Und Jim Benson, der wie David J. Anderson in Seattle lebt, und  Tonianne DeMaria Barry übertrugen Kanban – im Februar 2011 veröffentlicht – auf persönliche Aufgaben und einfache Projektplanung und prägten den Begriff Personal Kanban.

In wenigen Tagen ist Weihnachten. Bis dahin haben Viele noch viel zu tun: Im Job sind noch bestimmte Aufgaben zum Jahresende abzuschließen, die Weihnachtsgeschenke müssen gebastelt oder gekauft werden, die Besuche bei den Eltern, Kindern und Freunden während der Zeit zwischen Heiligabend und Neujahr sind zu planen, vielleicht besteht die Familie ja auch wieder auf einem Weihnachtsbaum. Die Vorweihnachtszeit ist oftmals etwas hektisch und man verzettelt sich leicht.

Gerade dafür ist Personal Kanban optimal: Kanban heißt zu deutsch Karte oder Zettel. Also statt zu verzetteln, schreiben Sie bei Personal Kanban für jede Aufgabe einen Zettel, einen Haft-Notizzettel. Wenn es Termine bzw. Fristen für eine Aufgabe gibt, notieren Sie auch diese auf dem jeweiligen Zettel.

Kanban hat aber nicht nur die Bedeutung von Karte, sondern auch von Whiteboard, also diese weißen Tafeln, auf denen man mit einem speziellen Stift schreiben kann. Haft-Notizzettel kleben gut auf solchen Whiteboards. Unterteilen Sie Ihr Whiteboard in 3 Spalten. Ganz Links brauchen Sie viel Platz für das sogenannte "Backlog" oder den „Aufgabenspeicher“. Hierhin kleben Sie erst mal alle Aufgaben, die sie notiert haben, egal ob es 5 oder 50 sind, egal ob dringend oder nur "möchte ich irgendwann mal machen". Immer wenn Sie eine neue Aufgabe entdecken, schreiben Sie einen neuen Zettel und kleben Sie diesen in Ihren Aufgabenspeicher

Rechts neben dem Aufgabenspeicher gibt es Spalten für "in Arbeit" und "erledigt". Begrenzen Sie den Platz in der Spalte "in Arbeit" durch Rahmen oder Schraffur auf maximal 3 Zettel.

Die Idee hinter Personal Kanban ist, dass man sich auf möglichst nur 1 Aufgabe konzentrieren und alles andere ausblenden soll. Der Mensch ist nun mal nicht für Multitasking optimiert. Mit nur einer aktuellen Aufgabe kommt man meistens zügig zu einer guten Qualität als Ergebnis der Aufgabe. In der Praxis lieben Menschen aber auch die Abwechselung. Und so ist eine kleine Auswahl von 3 Aufgaben, die man bearbeitet, ein guter, praktikabler Kompromiss. Anders als sonst wird bei Personal Kanban die Menge der laufenden Arbeiten (work in progress) begrenzt. Was nicht zu den 3 aktuellen Aufgaben gehört, interessiert nicht - echte Notfallsituationen natürlich ausgenommen.

Wenn Sie Ihre 3 Aufgaben erledigt haben und Sie dennoch Zeit übrig haben, okay, kein Problem: Geniessen Sie die Zeit, feiern Sie Ihre kleinen Erfolge und machen Sie, wozu Sie Lust haben. Okay, wenn es öfter passiert, mag es vielleicht sinnvoll sein, in Zukunft 4 Aufgabenzettel bei "in Arbeit" zu kleben. Oder umgekehrt die Belastung auf 2 Aufgaben bei "in Arbeit" zu reduzieren, wenn Sie die 3 Aufgaben pro Zeiteinheit – 1 Tag? – wiederholt nicht geschafft haben.

Schauen Sie in regelmäßigem Abstand – einmal täglich? – auf ihre Kanban-Tafel, machen Sie den Kanban-Check. Kleben Sie, falls nicht schon geschehen, die bereits erledigten Aufgaben in die Spalte "erledigt". Und füllen Sie die freien Plätze in der Spalte "in Arbeit" mit den jetzt aktuell wichtigen und passenden Aufgabenzetteln. Und dann gehen Sie los und erledigen Sie diese Aufgaben – und nur diese!

Das Grundmuster hinter Kanban als Planungsmethode ist:

  • Mache (deine) Arbeit sichtbar – visualisiere!

  • Begrenze die laufenden Arbeiten!

  • Sorge dafür, dass die Arbeit fließen kann – vom „Aufgabenspeicher“ zu "erledigt"!

David J. Anderson und auch Janice Linden-Reed haben Personal Kanban spielerisch als Kidzban sehr erfolgreich mit ihren Kindern angewandt. Und auch mit Schulklassen gibt es positive Erfahrungen. Die Aufgaben bleiben so gut für die Kidz überschaubar. Es ist klar, was wirklich zu tun ist. Und die Kidz füllen stolz nach Erledigung die rechte Spalte. Und vielleicht gibt es auch eine Belohnung, wenn die rechte Spalte gefüllt ist und sie mit den Eltern gemeinsam geleert wird.

Manchmal sind Aufgaben blockiert, da Ressourcen noch nicht zur Verfügung stehen oder auf Entscheidungen Anderer gewartet werden muss. Dann einfach diese Aufgabenzettel besonders markieren, den Grund der Blockade notieren und diese Aufgaben eventuell in einer zusätzlichen Spalte zwischenlagern.

Auch für Teams kann Personal Kanban sehr hilfreich sein. Man sieht, woran die Kollegen gerade arbeiten. Man bekommt mit, wenn es mal irgendwo hakt und nicht weiter geht, und kann dann eventuell gezielt seine Hilfe anbieten.

Mit zusätzlichen Spalten für einzelne Arbeitsstationen kann der Workflow nachgebildet werden. So kann Kanban in vielen Fällen eine gute Alternative zur klassischen Projektplanung (Gantt-Diagramm) sein.

Und mit zusätzlichen Zeilen kann Jeder einzeln in einem Team seine eigene Kanban-Zeile pflegen und das Team gemeinsam planen.

Das oben genannte Grundmuster der 3 Spalten und nur 3 Aufgaben bei "in Arbeit" ist das Grundmuster. Wenn man damit Erfahrung gesammelt hat, kann man seine Kanban-Tafel durchaus verfeinern und optimieren. Denken Sie dabei an das alte Motto von Albert Einstein: "Mache es so einfach wie möglich, aber nicht einfacher!"

Wer statt Klebezetteln auf einer Tafel lieber Personal Kanban oder auch Team Kanban am Rechner nutzen möchte: Probieren Sie doch mal leankitkanban.com – nach langer Recherche mein Favorit. Für Personal Kanban und vielleicht auch kleine kleine Teams dürfte die kostenlose Personal Edition ausreichen.

Personal Kanban mit leankitkanban.com

Da Personal Kanban noch eine recht neue Idee ist, gibt es erst relativ wenige Online-Angebote dafür. Die bisherigen Apps für Smartphones fand ich noch nicht überzeugend. Auch die wünschenswerte Kombination mit einem Online-Kalender wie dem Google Kalender ist auch noch nur ein Wunsch.

Eine gute Alternative zu Whiteboard oder PC ist eine einfache Kladde, in die man seine Aufgabenzettel klebt.

Und nun wünsche ich ihnen viel Spaß bei Ihrer Aufgabenplanung in der (Vor-)Weihnachtszeit ...

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